Die Pflicht zur Erstellung eines Protokolls über eine Wohnungseigentümerversammlung ist in § 24 Abs. 6 WEG geregelt. Allerdings steht dort nicht, wer dieses Protokoll eigentlich anzufertigen hat. Allerdings geht man davon aus, dass die Zuständigkeit zunächst beim Versammlungsleiter liegt. Dennoch ist es üblich und zulässig, zu Beginn der Versammlung einen gesonderten Protokollführer zu wählen. Das Protokoll der Versammlung ist lediglich ein Ergebnisprotokoll, wenn die Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt. Es enthält neben den Formalitäten zum Tag und Ort der Versammlung und zur Beschlussfähigkeit lediglich den Wortlaut der gefassten Beschlüsse sowie die Anzahl der jeweiligen Stimmen und das verkündete Beschlussergebnis. Ob und inwieweit weitere Tatsachen oder gegebenenfalls kurze Darstellungen der Diskussion zu einzelnen Punkten in das Protokoll aufgenommen werden, steht im Ermessen des Protokollführers. Die Aufgabe des Protokolls ist es nicht, einen detaillierten Überblick über Diskussion und Meinungsäußerungen zu geben. Die ordnungsgemäße Protokollierung ist keine Voraussetzung für die Wirksamkeit der in der Versammlung gefassten Beschlüsse, soweit nicht die Gemeinschaftsordnung abweichendes regelt. Es gibt Teilungserklärungen, die z.B. vorsehen, dass die Gültigkeit der Beschlüsse davon abhängt, dass das Protokoll von zwei vorher zu wählenden Eigentümern unterschrieben wird. Dann kommen die Beschlüsse auch erst zustande, wenn diese Eigentümer tatsächlich zu Beginn der Versammlung gewählt worden sind und das Protokoll unterschrieben haben. Das Gesetz sieht keine Frist vor, innerhalb derer das Protokoll spätestens erstellt sein muss. Die Rechtsprechung fordert jedoch in der Regel, dass das Protokoll spätestens eine Woche vor Ablauf der Beschlussanfechtungsfrist – also rund drei Wochen nach Versammlungszeitpunkt – fertiggestellt ist.
