RA Dr. Kühnemund, RAe Dr. Hantke & Partner
Für die Wohnungseigentümerversammlung gilt der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit.
Das bedeutet unter anderem, dass an der Versammlung nur Wohnungseigentümer oder deren Vertreter teilnehmen dürfen. Der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit soll gewährleisten, dass die Willensbildung unbeeinflusst von äußeren Einwirkungen erfolgen kann. Diskussion, Auseinandersetzungen und Beschlussfassungen innerhalb der Eigentümergemeinschaft sind eine interne Angelegenheit.
Zu den Aufgaben des Versammlungsleiters der Eigentümerversammlung gehört es, für einen geordneten, gesetzmäßigen, reibungslosen und zügigen Versammlungsablauf zu sorgen. Auf welche Art und Weise der Versammlungsleiter dieser Aufgabe gerecht wird, ist grundsätzlich seine Sache. Die Feststellung, ob ein Beschluss zustande gekommen ist, obliegt dem Versammlungsleiter. Diese Aufgabe kann er aber nur erfüllen, wenn er sich vergewissern kann, dass tatsächlich nur teilnahmeberechtigte Personen an der Versammlung teilnehmen und abstimmen. In begründeten Einzelfällen wird der Versammlungsleiter daher darauf bestehen können, dass Teilnehmer sich ausweisen; dieses gilt insbesondere bei Vertretern juristischer Personen.
Vertreter und Vertretungsbeschränkungen
Die gesetzliche Vertretung (Kinder durch ihre Eltern, GmbH durch den Geschäftsführer) ist unproblematisch immer möglich. Auch die rechtsgeschäftliche Vertretung, also durch Erteilung einer Vollmacht, ist möglich; sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt, kann sich ein Wohnungseigentümer von jeder beliebigen Person in der Versammlung vertreten lassen. „Vertretung“ bedeutet dabei aber, dass der Eigentümer selbst nicht anwesend ist. Die Vollmacht eines Vertreters kann zwar generell formlos erfolgen, allerdings kann der Verwalter eine Stimmabgabe ohne schriftliche Vollmacht zurückweisen. Es sollten daher unbedingt schriftliche Vollmachten vorliegen. Eine Telefaxkopie ist nach den allgemeinen Regeln insoweit unzulässig. Moniert der Verwalter die fehlende Schriftlichkeit der Vollmacht nicht und berücksichtigt die Stimmabgabe, so ist diese Stimmabgabe aber wirksam.
Häufig enthält die Gemeinschaftsordnung allerdings sog. Vertreterklauseln, welche die Vertretung einschränken oder an bestimmte Formen (i.d. Regel Schriftform) binden. Danach soll es z.B. nur zulässig sein, sich in der Wohnungseigentümerversammlung von dem Verwalter, einem anderen Eigentümer oder dem Ehegatten vertreten zu lassen. Solche Vertreterklauseln in der Gemeinschaftsordnung sind zulässig.
Bezüglich einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft hatte das BayObLG im Jahre 1997 entschieden, dass ein Partner einer solchen Lebensgemeinschaft nicht einem Ehegatten i.S.d. Vertreterklausel gleichzustellen sei. Das OLG Köln hatte im Jahre 2003 sodann eine Vertreterklausel in einer Teilungserklärung aus dem Jahre 1962 dahingehend ausgelegt, dass, der Partner einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft einem Ehepartner gleichzustellen sei, wenn die Lebensgemeinschaft evident und unstreitig, auf Dauer angelegt sei und sich nach außen durch gemeinsame Kinder dokumentiere. Da ein Verwalter diese Kriterien kaum wird zuverlässig prüfen können, sollten Beschränkungen durch Vertreterklauseln in der Gemeinschaftsordnung eng am Wortlaut ausgelegt werden; damit wäre der Partner einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft bei entsprechender Vertreterklausel in der Teilungserklärung von vornherein nicht als Vertreter zuzulassen.
Berater
Im Unterschied zu einem Vertreter nimmt ein Berater nicht aktiv anstelle des Wohnungseigentümers an der Versammlung teil, sondern hat lediglich passive, beratende Funktion. Da die Wohnungseigentümerversammlung nicht öffentlich ist, dürfen aber generell auch keine Berater daran teilnehmen.
Allerdings gibt es insoweit Ausnahmen, wenn der Wohnungseigentümer nachweisen kann, dass er an der Hinzuziehung seines Beraters ein berechtigtes Interesse hat. Ein solches berechtigtes Interesse kann sich aus der Komplexität der in der Versammlung zu entscheidenden Sachverhalte ergeben oder aber aus der Tatsache, dass der Wohnungseigentümer sich aus einem in seiner Person liegenden beachtlichen Grund (z.B. bei hohem Lebensalter) oder wegen des Schwierigkeitsgrades der Angelegenheit nicht in der Lage sieht, seine Rechte in der Versammlung angemessen wahrzunehmen. Spricht sich auch nur ein Eigentümer in der Versammlung gegen die Teilnahme eines Beraters aus, ist dieser nach unserer Ansicht von der Teilnahme ausgeschlossen, da das Recht auf Einhaltung der Nichtöffentlichkeit nicht zur Disposition der Mehrheit steht. Es gibt in der der Literatur aber auch die Ansicht, dass eine Mehrheit reichen soll.
Dem Grundsatz der Nichtöffentlichkeit steht es nicht entgegen, wenn der Verwalter zu einzelnen Punkten im Interesse der Gemeinschaft einen Rechtsanwalt hinzuzieht, solange nicht ein konkreter Interessengegensatz zwischen einem einzelnen Eigentümer und den übrigen Eigentümern ersichtlich ist und niemand widerspricht.